La boîte à outils et les bonnes pratiques du manager agile

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Après un samedi sous la pluie du ciel picard, après avoir été voté pour les élections européennes dans un flou artistique des différents programmes (Pourquoi ne pas construire des partis politiques européens avec de vrais programmes politiques pour construire une Europe unitaire et forte??) et après un bain de soleil accompagné d’un verre de mojito bien frais, je viens de finir de lire le dernier livre de Jurgen Appelo « Management 3.0 Workout » dans lequel l’auteur nous décrit les différents outils et les différentes pratiques du management 3.0. Le but de cet article n’est pas de développer les outils (très bien réalisé par Jurgen) mais plutôt de vous donner envie de lire ce livre. Le résumé suivant ne suit pas le plan du livre:

1 – Connaître et reconnaître chaque collaborateur

Pour motiver et encadrer correctement ses collaborateurs, le responsable doit intégrer l’équipe. Il doit également apprendre à connaître chacun de ses membres en s’appuyant sur la réalisation des Personal Maps ( Mindmapping axé sur des thèmes tel que le travail, la situation familiale, l’adresse, le cursus professionnel et scolaire, les amis, les valeurs ou les loisirs). Ces cartes peuvent être construites lors de discussions pendant les temps de détente (pause café, temps de déjeuner…).
La reconnaissance des équipiers passent également par la prise en compte de la description et le titre du poste. Ces outils permettent de communiquer sur le statut, sur le niveau d’expertise, sur la progression de la carrière. Ils impactent également le comportement des personnes. Aussi, les profils professionnels décrivent brièvement les talents et les services proposés par le collaborateur. La reconnaissance du coéquipier, dans une situation temporaire, s’obtient par l’introduction du concept de rôles (comme Product Owner ou ScrumMaster). Enfin, l’auteur approfondit le sujet en proposant d’éditer, pour chaque projet, les project credits dans le but de valoriser l’apport et l’investissement des participants.

2 – Créer une identité de groupe

L’identité de groupe est une notion fédératrice. C’est pourquoi, les compagnies optent pour un nom équivoque et un logo porteur de valeurs. Mais qu’en est-il pour les équipes travaillant dans ces entreprises? La création identitaire demande une certaine cohérence entre l’image véhiculée, les valeurs de l’équipe et les comportements personnels. Les collaborateurs sont plus productifs lorsqu’ils appartiennent à une « tribu ». Ce processus doit être naturel: par exemple, chaque consultant de NEOWIND (mon cabinet de conseil) est nommé Winder. Le symbole de la communauté est un homme-ampoule (symbole de la créativité, valeur prédominante du cabinet.) Aussi l’un des outils de communication de cette identité est le test du T-Shirt: si les collaborateurs portent le T-shirt avec fierté, alors l’identité du groupe est forte. Sinon, vous avez un gros problème.

3 – Fédérer autour d’un but et de valeurs

Toutes les organisations ont été construites dans un but précis. Pour avoir plus d’impact, il doit être raconté comme une histoire: mon blog se nomme Fresh’air car le concept est d’apporter aux décideurs et aux dirigeants un air rafraîchissant les idées, de créer un vent de changement et d’innover les modèles managériaux du 3ème millénaire. Pour aller plus loin, Jurgen Appelo nous développe le concept de Work Expo, sorte de mini musée (pour entreprise ou pour l’équipe) regroupant des photos, des images, des objets correspondant aux valeurs de l’équipe ou rappelant un épisode pénible (situation à ne pas reproduire).
Cependant, chaque communauté a ses propres valeurs qui la définissent (Core Values) et des valeurs auxquelles elle aspire (Wish Values). Choisir ensemble les valeurs du groupe dans la liste des deux cent cinquante valeurs proposées par l’auteur s’avère un exercice managérial intéressant.
Pour transmettre les fondements de la culture d’une entreprise, nombre d’organisations éditent un Culture Book rédigé par les employés eux-mêmes. Il contient l’histoire de la société, les sentiments des employés, des situations de mise en pratique des valeurs de l’entreprise. Pour être efficace, la présentation doit être ludique et attractive.

4 – Développer les compétences et promouvoir la collaboration

L’exploration (ou expérimentation) est la méthode d’apprentissage la plus efficace. Nous ne pouvons éduquer nos employés, ils doivent s’auto-éduquer. Aussi, le rôle du responsable est de maintenir un environnement adapté à l’auto-éducation de ses collaborateurs. Pour développer la créativité des équipes, les exploration days, journées dédiées à la recherche et au développement d’une idée ou d’un projet (non lié au travail quotidien), motivent les équipiers en ne leur accordant que vingt quatre heures complètes pour présenter un résultat. Un budget virtuel peut être accordé à chaque participant. Chacun investira dans la meilleure idée (Internal Crowdfunding). En résumé, ces journées (une tous les deux mois) encouragent l’intra-entrepreneuriat.

5 – Promouvoir les bonnes pratiques

Le rôle des Business Guilds est de rassembler des individus passionnés par un même sujet. Leur formation (identique aux chambres de professionnels) permettent aux participants de partager leurs savoirs, de créer un enthousiasme bénéfique, de promouvoir les bonnes pratiques et de créer des outils. Ces groupes améliorent la collaboration interne. Aussi, pour éviter tout comportement négatif et nuisible à la cohésion, une charte éthique (ou un Code de conduite) peut être signée par chaque participant.

6 – Améliorer les performances

La première piste d’amélioration exposée par Jurgen est de flexibiliser l’environnement de travail: un employé autorisé à travailler à son domicile ou dans des lieux de co-working est plus productif. Cette démarche doit être encadrée par une politique (pour éviter notamment les problèmes de sécurisation des données, les assurances…). L’Unlimited Vacation est un concept posant l’idée que l’entreprise ne communique pas sur les moyens mais se concentre sur la réalisation effective du travail. Ainsi, un employé peut prendre trente minutes pour se faire masser à condition que le travail prévu soit réalisé. Des entreprises poussent à l’extrême cette pratique en abrogeant les horaires de travail et les jours de congés: l’équipier travaille le nombre d’heures qu’il le souhaite et prend autant de jours de congés dont il a besoin et quand il en a besoin. Les bénéfices de telles pratiques sont multiples: meilleur moral, augmentation de la productivité, engagement accru. Se basant uniquement sur la réalisation du travail, le responsable doit alors se concentrer sur les feedbacks à donner à ses collaborateurs pour les motiver et éviter de rentrer en conflit. Jurgen Appelo nous donne les étapes pour construire un feedback motivant et objectif (Feedback Wrap):

– Décrire votre propre situation au moment de la rédaction du feedback,
– Lister vos observations (faits concrets et observables),
– Exprimer ses émotions,
– Catégoriser par valeur,
– Conclure avec vos suggestions.
Ce feedback quotidien permet le développement du collaborateur.

La deuxième piste tourne autour des programmes de coaching. Les programmes de co-pilotage (ou programme de tuteurage) permettent:
– le coaching d’un nouvel employé par un ancien,
– une discussion entre les deux protagonistes portant sur l’état actuel et la progression, sur les obstacles et les problèmes, sur le développement de la carrière et sur le feedback,
– une collaboration entre deux employés de même métier.
L’auteur nous propose également des outils pour permettre la construction d’un dialogue propice au développement mutuel (le questionnement positif, le questionnement puissant, le théâtre improvisé).

L’amélioration passe également par le management des problèmes. De nombreuses organisations utilisent des tableaux de management visuel. Ces derniers doivent suivre les principes de résolution de problèmes suivants:
– Identifier les problèmes et non les tâches,
– Valoriser les problèmes,
– Mesurer la performance des actions mises en place,
– Améliorer les techniques.

Il est alors important de créer un écosystème d’indicateurs dont les caractéristiques, selon Jurgen, sont:
– Mesurer une performance par rapport à un objectif,
– Réduire l’inconnu (= mettre en place plusieurs indicateurs pour un même objectif),
– Choisir des indicateurs permettant la mise en place d’actions d’améliorations,
– Satisfaire toutes les parties prenantes,
– Se méfier des résultats,
– Ne pas se fixer d’objectif précis,
– Définir ses propres indicateurs,
– Ne pas rapprocher les indicateurs à des récompenses,
– Promouvoir les valeurs et la transparence,
– Visualiser les résultats,
– Mesurer souvent,
– Différencier les indicateurs.

7 – Motiver ses collaborateurs

Les récompenses financières desservent l’investissement des collaborateurs dans leur travail. Les carriéristes trouveront alors toujours une stratégie pour être récompensés en falsifiant la vérité. Aussi, de telles pratiques sont inversement proportionnelles à l’efficacité de l’équipe.
La solution est alors d’agir sur les motivations intrinsèques des personnes. Pour les découvrir, le responsable peut utiliser le jeu de CHAMPFROG. Chaque membre de l’équipe peut également écrire des Kudos Cards, cartes sur lesquelles chaque personne note, quand elle le souhaite, des remerciements à un collaborateur pour son travail, son comportement, son aide… Cet outil facilite la motivation intrinsèque:
– La récompense est une surprise,
– Privilégier les petites récompenses,
– Récompenser quotidiennement,
– Les récompenses doivent être publiques et non privées,
– Récompenser les comportements,
– Récompenser les participants et les prises d’initiative.

8 – Responsabiliser ses collaborateurs

Les équipes doivent être responsabilisées. Aussi, le dirigeant doit déléguer certaines de ses tâches. Cependant les différents niveaux de délégation et leurs périmètres doivent être définis. Le Delegation Board est un outil simple de communication classant les tâches déléguées selon les périmètres et les niveaux de délégation, ces derniers pouvant être déterminés en jouant au Delegation Poker.

J’espère vous avoir donné envie de lire le dernier livre de Jurgen Appelo « Management 3.0 Workout ». Un dernier point fort de ce livre: il comporte de nombreux feedbacks sur les différents outils. Alors à vous de jouer!

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