La conduite de réunion en mode… IMPRO!

Animation

 

Au cours de ma formation de responsable Qualité, Sécurité, Environnement, j’ai appris qu’une réunion efficace et productive devait respecter certaines règles comme planifier l’événement à l’avance, diffuser un ordre du jour pour permettre aux participants de préparer cette rencontre. Cette méthodologie me semble appropriée… Puis arrive le moment de la mise en pratique. Surprise! Combien de fois me suis-je retrouvé avec M. Grognon qui ne parle que des problèmes qu’il rencontre ou encore avec Mme Septik qui n’adhère à aucune idée impliquant un changement? Trop souvent à mon goût. Ainsi, les réunions étaient certes préparées mais complètement contre productives: tout le monde perdait son temps, aucune décision n’était prise et l’entreprise entrait peu à peu dans le cycle de ce que j’appelle la communication négative.

Seul dans mon bureau, un éclair me frappa: je vais conduire autrement mes réunions avec le mode IMPRO.

Qu’est-ce que le mode IMPRO?

Si vous questionnez des passants dans la rue, ils vous diront certainement que l’improvisation est une action libre de toutes règles se rapprochant du libre-faire voir de l’anarchie. Or, il n’en est rien. Prenons le cas d’une improvisation de jazz: le musicien doit respecter les règles élémentaires de l’écriture musicale: le tempo, le rythme, les tonalités, l’atmosphère mélodique…

L’improvisation est un cadre de travail régi par des règles flexibles permettant le développement de la créativité individuelle.

Ainsi, je pris la décision de ne plus communiquer à l’avance l’ordre du jour. L’effet de cette action fût de faire disparaître les barrières mentales des participants.

Le mode IMPRO est-il adapté à toutes les réunions?

Malheureusement non. Considérant l’organisation standard des entreprises françaises, il est très difficile d’appliquer ce mode pour des réunions de longue durée ou regroupant plusieurs services.

Au contraire, le mode IMPRO est un véritable outil d’amélioration des réunions quotidiennes d’équipe par exemple.

Comment mettre en place le mode IMPRO?

  • La durée de la réunion ne doit pas dépasser quinze minutes (le temps de partager autour d’un café ou d’un cappuccino).
  • Réaliser la réunion sur le lieu de travail de l’équipe. Rester debout: cette position implique une intention de mouvement permettant le développement de la créativité.
  • N’avoir qu’un seul sujet: par exemple, résoudre le problème Y.
  • Utiliser des outils de facilitation graphique pour visualiser le cheminement de la pensée de l’équipe.
  • Noter chaque idée des participants et faire en sorte que tout le monde participe.
  • Au bout des quinzes minutes, une décision doit être prise.
  • Pour conclure la réunion, ne surtout pas oublier de remercier les participants pour leurs efforts et leur collaboration (Vous pouvez utiliser les Kudos Cards disponibles sur le site de Jurgen Appelo par exemple).

Quelles sont les règles cadrant le mode IMPRO?

L’improvisation nécessite donc un cadre de travail dont les règles sont:

  • Impartialité: Toutes les idées sont bonnes et doivent être prises en compte. Il ne faut pas faire preuve de discrimination.
  • Management visuel: le visuel est mieux qu’un discours. N’hésitez pas à utiliser les outils de management visuel.
  • Productivité: Une décision doit être prise en fin de réunion. Au bout des quinze minutes, il faut faire un choix.
  • Responsabilité: Toute l’équipe est responsable de la décision prise en fin de réunion. Les participants sont beaucoup plus impliqués dans l’échange.
  • Objectivité: Les choix des solutions se fondent sur des faits mesurables et vérifiables en toute objectivité.

Comme nous le conseille nos amis de Life is a Serious Game, vous pouvez afficher ces règles pendant la réunion.

Quels sont les bénéfices du mode IMPRO?

Au bout de trois mois de pratique, de nombreux bénéfices sont constatés:

  • Amélioration de la communication d’équipe et des flux d’information,
  • Développement de la collaboration,
  • Intégration de la notion du respect au sein de l’équipe,
  • Développement de la créativité individuelle au service de l’intelligence collective,

Et encore beaucoup d’autres. Je vous propose d’essayer le mode IMPRO et de nous laisser un commentaire pour partager votre expérience.

N’oubliez pas: la réunion en mode IMPRO est dynamique et vivante!

 

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